DOKUMEN MASAL
Dalam hal surat menyurat pasti akan dihadapi permasalahan mengenai dokumen masal, yaitu dokumen atau surat yang berisi informasi umum yang dibuat secara masal dengan tujuan atau versi berbeda. Masalah tersebut dapat ditemui misalnya pada surat undangan, pembertitahuan dan lain sebagainya, yang berisi informasi umum yang sama tapi dengan alamat tujuan yang berbeda. Sebagai contoh, surat panggilan kerja dengan isi informasinya sama, tetapi ditujukan kepada beberapa orang dan alamat berbeda.Dapat juga dikatakan dokumen masal atau mail merge adalah dokumen gabungan dua kolom (dokumen surat dan database) sehingga menghasilkan dokumen dengan informasi sama tetapi dengan versi atau tujuan yang berbeda.
Word menyediakan fasilitas untuk membuat dokumen masal, yaitu fasilitas Mail Merge. Beberapa keuntungan dalam penggunaan fasilitas mail merge dengan Word, yaitu:
¨ Mail Merge Wizard -- Fasilitas yang menuntun secara langsung pembuatan dokumen masal tahap demi tahap.
¨ Sumber data -- File yang berisi data teks dan grafik yang akan ditampilkan pada setiap versi dokumen masal. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat untuk surat undangan atau dokumen laporan lain yang akan menggunakan informasi dari database. Sumber data dapat diambil dari program MS Excel atau program spread sheet lainnya, bisa juga MS Access atau program database lainnya.
¨ Aplikasi -- Fasilitas dokumen masal yang disediakan Word dapat diaplikasi untuk mencetak amplop atau label dengan informasi sama tetapi dengan tujuan atau dengan versi yang berbeda
Pada dasarnya pembuatan dokumen masal ini, terdiri dari tahapan-tahapan berikut ini:
i. Membuat dokumen utama, yaitu untuk membuat dokumen yang berisi teks atau grafik yang tetap sama untuk setiap versi dokumen yang digabungkan, misalnya badan surat undangan.
ii. Mempersiapkan sumber data, yaitu file data yang berisi informasi yang akan digabungkan ke dokumen utama, misalnya data nama dan alamat. Sumber data dapat diambil dari data program spreadsheet, database, file teks, atau data tabel Word.
iii. Menambahkan atau menentukan field merge dalam dokumen utama, dalam tahap ini diisikan field-field yang memberitahukan kepada Word dimana akan disisipkan data dari sumber data.
Menggabungkan data dari sumber data ke dalam dokumen utama. Setiap baris (record) sumber data menghasilkan form surat, label pos, atau amplop individual.
Pada latihan dalam buku ini akan dipraktekkan penyusunan mail merge dengan memanfaatkan fasilitas Mail Merge Wizard.
Langkah awal membuat dokumen masal adalah menulis atau mengetikkan dokumen atau surat yang akan dikirimkan yang selanjutnya disebut dokumen utama. Untuk mudahnya, ikuti petunjuk yang telah disediakan dalam Mail Merge Wizard dengan tahap-tahap penyusunan sebagai berikut:
1. Pada menu Tools klik pilihan Letters and Mailing kemudian pilih sub-menu Mail Merge Wizard. (Lihat Gambar 14)
2. Selanjutnya perhatikan petunjuk yang ditampilkan (Step 1 of 6) dan tentukan pilihan untuk jenis dokumen utama yang akan dibuat, yaitu Letters, Envelope, Labels, atau Directory. Misal dipilih jenis Letters.
3. Setelah memilih jenis dukomen utama, klik Next: Starting document.
4. Petunjuk selanjutnya menampilkan pilihan untuk dokumen utama (Step 2 of 6), yaitu pilihan untuk menggunakan dokumen yang sedang aktif (Use the current document), atau dokumen yang telah disediakan oleh Word (Start from a template), atau memilih dari dokumen yang sudah pernah dibuat sebelumnya (Start from existing document). Untuk latihan ini dipilih dokumen yang sedang aktif. Selanjutnya klik Next: Select recipients.
5. Pada tampilan berikutnya (Step 3 of 6) ditampilkan pilihan-pilihan untuk menentukan dokumen data sumber, dalam hal ini adalah dokumen yang memuat data tentang calon penerima surat (recipients). (Lihat Gambar 15). Misal dipilih untuk membuat daftar baru (Type a new list). Untuk pilihan ini, selanjutnya klik Create .
6. Tampilan wizard berikutnya adalah kotak dialog New Address List yang digunakan untuk mengisikan data calon penerima surat. Field yang disedikan tampak seperti pada Gambar 15. Field tersebut dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna dengan menekan Customize.... sehingga muncul kotak dialog Customize Address List. Selanjutnya field yang ada dapat dihapus atau ditambah sesuai keinginan. Selesai mengisikan data sumber simpan data tersbut dalam file sehingga dapat digunakan untuk keperluan yang lain.
7. Tahap selanjutnya adalah menulis dokumen utama (jika belum ada). Misal digunakan dokumen yang sudah ada, yaitu surat panggilan pada contoh di atas. Dengan surat tersebut, langkah selanjutnya (Step 4 of 6) adalah menetapkan posisi field pada masing-masing lokasi yang sesuai pada dokumen. Hal ini dikerjakan dengan meletakkan titik sisip (kursor) pada poisisi yang dikehendaki dan klik salah satu pilihan yang tersedia, misal klik more items dan pilih salah satu field yang sesuai. Setelah selesai tahap ini, tekan Next: Preview your letters, untuk melihat hasil rancangan yang sudah dikerjakan.
8. Pada tahap berikutnya (Step 5 of 6) akan ditampilkan surat yang sudah disusun dengan tampilan sesuai dengan hasil yang akan dicetak ke printer. Tahap ini dapat digunakan untuk melihat masing-masing surat dengan tujuan yang berbeda-beda dengan menekan tombol pilihan Recipient:4. Pada tahap ini masih dimungkinkan mengubah data recipients yang sudah ada.
9. Tahap terakhir (Step 6 of 6) adalah tahap mencetak ke printer. Pada tahap ini disediakan fasilitas untuk melakukan editing pada masing-masing surat secara terpisah. Dengan ini dimungkinkan menambahkan keterangan khusus pada surat-surat tertentu.
MEMBUAT AMPLOP MASAL
Setelah selesai membuat surat masal, umumnya dibutuhkan amplop atau label untuk pengiriman. Berikut ini akan dibahas cara membuat amplop masal dengan asumsi sumber data telah tersedia, yaitu file yang digunakan pada saat membuat surat masal.
Langkah pertama. Bukalah dokumen baru dari menu File ® New kemudian pilihlah Envelope Wizard dari kotak pilihan di sebelah kanan. Selanjutnya, pilih Create Envelopes for a Mailing List.
Tahapan selanjutnya (lima tahap) mirip dengan cara membuat surat masal di atas.
Langkah awal membuat dokumen masal adalah menulis atau mengetikkan dokumen atau surat yang akan dikirimkan yang selanjutnya disebut dokumen utama. Untuk mudahnya, ikuti petunjuk yang telah disediakan dalam Mail Merge Wizard dengan tahap-tahap penyusunan sebagai berikut:
1. Pada menu Tools klik pilihan Letters and Mailing kemudian pilih sub-menu Mail Merge Wizard. (Lihat Gambar 14)
2. Selanjutnya perhatikan petunjuk yang ditampilkan (Step 1 of 6) dan tentukan pilihan untuk jenis dokumen utama yang akan dibuat, yaitu Letters, Envelope, Labels, atau Directory. Misal dipilih jenis Letters.
3. Setelah memilih jenis dukomen utama, klik Next: Starting document.
4. Petunjuk selanjutnya menampilkan pilihan untuk dokumen utama (Step 2 of 6), yaitu pilihan untuk menggunakan dokumen yang sedang aktif (Use the current document), atau dokumen yang telah disediakan oleh Word (Start from a template), atau memilih dari dokumen yang sudah pernah dibuat sebelumnya (Start from existing document). Untuk latihan ini dipilih dokumen yang sedang aktif. Selanjutnya klik Next: Select recipients.
5. Pada tampilan berikutnya (Step 3 of 6) ditampilkan pilihan-pilihan untuk menentukan dokumen data sumber, dalam hal ini adalah dokumen yang memuat data tentang calon penerima surat (recipients). (Lihat Gambar 15). Misal dipilih untuk membuat daftar baru (Type a new list). Untuk pilihan ini, selanjutnya klik Create .
6. Tampilan wizard berikutnya adalah kotak dialog New Address List yang digunakan untuk mengisikan data calon penerima surat. Field yang disedikan tampak seperti pada Gambar 15. Field tersebut dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna dengan menekan Customize.... sehingga muncul kotak dialog Customize Address List. Selanjutnya field yang ada dapat dihapus atau ditambah sesuai keinginan. Selesai mengisikan data sumber simpan data tersbut dalam file sehingga dapat digunakan untuk keperluan yang lain.
7. Tahap selanjutnya adalah menulis dokumen utama (jika belum ada). Misal digunakan dokumen yang sudah ada, yaitu surat panggilan pada contoh di atas. Dengan surat tersebut, langkah selanjutnya (Step 4 of 6) adalah menetapkan posisi field pada masing-masing lokasi yang sesuai pada dokumen. Hal ini dikerjakan dengan meletakkan titik sisip (kursor) pada poisisi yang dikehendaki dan klik salah satu pilihan yang tersedia, misal klik more items dan pilih salah satu field yang sesuai. Setelah selesai tahap ini, tekan Next: Preview your letters, untuk melihat hasil rancangan yang sudah dikerjakan.
8. Pada tahap berikutnya (Step 5 of 6) akan ditampilkan surat yang sudah disusun dengan tampilan sesuai dengan hasil yang akan dicetak ke printer. Tahap ini dapat digunakan untuk melihat masing-masing surat dengan tujuan yang berbeda-beda dengan menekan tombol pilihan Recipient:4. Pada tahap ini masih dimungkinkan mengubah data recipients yang sudah ada.
9. Tahap terakhir (Step 6 of 6) adalah tahap mencetak ke printer. Pada tahap ini disediakan fasilitas untuk melakukan editing pada masing-masing surat secara terpisah. Dengan ini dimungkinkan menambahkan keterangan khusus pada surat-surat tertentu.
MEMBUAT AMPLOP MASAL
Setelah selesai membuat surat masal, umumnya dibutuhkan amplop atau label untuk pengiriman. Berikut ini akan dibahas cara membuat amplop masal dengan asumsi sumber data telah tersedia, yaitu file yang digunakan pada saat membuat surat masal.
Langkah pertama. Bukalah dokumen baru dari menu File ® New kemudian pilihlah Envelope Wizard dari kotak pilihan di sebelah kanan. Selanjutnya, pilih Create Envelopes for a Mailing List.
Tahapan selanjutnya (lima tahap) mirip dengan cara membuat surat masal di atas.
Be the first to reply!
Post a Comment
Disarankan berkomentar menggunakan Akun Google+, komentar SPAM (menyertakan link hidup, minta kunjungan balik & nama blog) otomatis tidak akan muncul.
Pertanyaan silahkan ke halaman kontak, atau bertanya dulu kepada admin. terimakasih