MEMASUKKAN DATA SERIES PADA EXCEL

MEMILIH SEL

Sebelum dapat menjalankan sebagian besar perintah atau kerja dalam Microsoft Excel, biasanya terlebih dahulu harus dipilih sel-sel yang akan dikerjakan sesuatu terhadapnya. Yang dimaksud memilih sel dalam hal ini adalah menyorot atau memblok sel atau range sel (sejumlah sel) dalam worksheet. Sel-sel yang telah dipilih akan berpengaruh terhadap perintah atau aksi berikutnya. Berikut adalah contoh untuk memilih sel:

Objek	Caranya
Satu sel	Klik sel, tekan tombol anak panah untuk menuju sel tersebut
Range (sejumlah sel)	Klik sel pertama range, kemudian drag sampai terakhir range.
Sel   atau   range   yang   tidak berurutan	Klik sel pertama range, tekan tombol CTRL kemudian klik sel-sel atau pilih range yang terakhir.
Range yang sangat besar	Klik sel pertama range, tekan tombol SHIFT, kemudian klik sel terakhir range. Gunakanlah tombol Scroll pada bar Scroll untuk melihat sel terakhir range yang belum tampak
Satu baris penuh	Klik heading baris dari baris yang dipilih
Satu kolom penuh	Klik heading kolom dari kolom yang dipilih
Memilih baris atau kolom yang berurutan	Klik heading baris aatu heading kolom pertama, kemudian drag hingga ke heading baris atau heading kolom terakhir
Memilih baris atau kolom yang tidak berurutan	Klik heading baris atau heading kolom pertama , tekan tombol CTRL, kemudian klik heading-heading kolom berikutnya.
Seluruh sel atau worksheet	Klik tombol Select All, yaitu tombol disudut kiri atas worksheet yang merupakan perpotongan antara heading baris dan heading kolom
Menambah range untuk dipilih	Tekan tombol SHIFT dan klik sel terakhir dari range yang hendak anda masukkan ke dalam se-sel yang telah dipilih
Mengurangi range yang telah dipilih	Tekan tombol SHIFT dan klik sel terakhir dari range yang hendak anda keluarkan dari sel-sel yang telah dipilih.

Memasukan Formula

Untuk memasukkan formula ke dalam sel, ikutilah prosedur berikut :

1.    Ketik sel yang akan diisi formula

2.    Ketikkan tanda sama dengan  =

3.    Jika diklik tombol Edit Formula atau tombol Paste  Function, maka Microsoft Excel akan menyisipkan tanda sama dengan secara otomatis.

4.    Ketikan formula

5.       Tekan Enter

Memasukan Data yang Sama ke dalam Sejumlah Sel

Memasukkan data yang sama ke dalam sejumlah sel sekaligus, baik pada sel-sel berdekatan maupun tidak,  ikutilah perintah berikut:

1.    Pilihlah sel-sel yang akan di isi data

2.    Ketikan data dan tekan CTRL + Enter

MEMASUKKAN DATA SERIES

Seringakali dijumpai data yang dimasukkan ke dalam sel-sel worksheet, khususnya data untuk pembuatan tabel, merupakan data series (berderet). Misalnya nomor urut, nama bulan, tanggal, teks bernomor kronologis dan sebagainya. Untuk memasukkan data semacam ini, tidak perlu mengisikannya satu per satu ke dalam sel-sel worksheet karena Microsoft Excel telah menyediakan fasilitas untuk itu, yaitu dengan salah satu cara berikut:

1.        Mendrag fill handle.

2.        Menggunakan perintah series dari menu Edit/Fill

Membuat Data Series dengan Drag Fill Handle

Dengan mendrag fill handle suatu sel, dapat di-copy isi sel tersebut ke sel-sel lainnya dalam baris yang sama maupun kolom yang sama. Jika sel tersebut berisi periode bilangan, tanggal atau waktu, maka Microsoft Excel akan mengekspansikannya sebagai suatu deret. Sebagai contoh, bila sel Al diisi dengan "Januari" maka dengan mendrag ke bawah fill handle sel Al ini, akan didapatkan sel-sel berikutnya dengan "Februari," " Maret," dan seterusnya..

Sudah tentu bila didrag file handle suatu sel yang berisi data tak berperiode (misalnya : bilangan sembarang) atau data yang belum dikenal sebagi deret, maka aksi yang dilakukan adalah peng-copy-an, bukan penderetan.. Untuk membuat data series angka, atau data series denagn interval seperti : 1, 2 ,3, 4 atau 1, 4, 7, 10 atau Jan, Mar, Mei, Jul, dan sebagainya, maka harus dimasukkan data setidaknya pada 2 sel pertama. Sebagai contoh, ikutilah langkah-langkah berikut unruk membuat nomor unit dari 1 hingga 9 :

1.    Pada sel B2, isilah dengan angka 1

2.    Pada sel B3, isilah dengan angka2

3.    Pilihlah (blok) sel B2 dan B3 tadi

4.    Drag fill handle range yang telah di pilih tersebut hingga ke sel B1O

 

Tabel berikut menunjukkan hasil yang diperoleh jika dibuat data series berdasarkan harga yang diisikan pada satu atau dua sel pertama.

Isi Sel yang dipilih	Hasil
9:00	10:00,11:00, 12:00
Mon	Tue, Wed, Thu
Monday	Tuesday, Wednesday, Thursday
Jan	Feb, Mar, Apr
Jan, Apr	Jul, Oct, Jan
Jan-96, Apr-96	Jul-96,Oct-96, Jan-97
17-Jan, 15-Apr	15-Jul, 15-Oct
1994,1995	1996,1997,1998
Mon	Tue, Wed, Thu
1-Jan, 1-Mar	1-May, 1-Jul, 1-Sept
Qtr 3 atau Q3 atau Quarter3	Qtr4, Qtrl,Qtr2....
Prod I, A	Prod 2, A, Prod 3 A
teks l,teksA	Teks2, teks A, teks A...
1 st Period	2nd Period, 3rd Period....
1,2	3,4,5,6,...
1,3,4	5.66,7.16,8.66.....

Dalam membuat data series, juga dapat digunakan menu shortcut. Untuk menggunakan menu ini, cara yang ditempuh adalah sama dengan cara membuat data series dengan mendrag fill handle, akan tetapi pada saat dilakukan drag, yang harus ditekan adalah tombol kanan mouse. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut ini:

1.    Pada sel B3, isilah dengan angka 1

2.    Pada sel B4 isilah dengan angka 2

3.    Pilih (blok) sel B3 dan B4

4.       Arahkan pointer mouse pada file handle hingga bentuknya berubah menjadi tanda silang +

5.    Tekan tombol kanan mouse dan drag hingga sel B7

6.       Lepaskan penekanan tombol kanan mouse sehingga tampil menu Shourtcut dalam  gambar berikut ini:

 

Dari menu Shortcut ini, pilih salah satu perintah yang dikehendaki untuk mengisi sel-sel yang telah dipilih dengan data series. Misalnya dimilih perintah Grouth Trend, maka hasil yang diperoleh adalah : 1.2,4,8,16 Berikut ini adalah label contoh hasil data series dengan tipe linier :

Isi sel yang dipilih	Hasil
1,2	3,4,5
1,3	5,7,9
100,95	90, 85,80

Berikut adalah label contoh hasil data series dengan tipe growth:

Sel yang dipilih	Hasil
1,2	4.8,16
1,3	9,27,81
2,3	4.5,6.75,10.125