MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

Dalam Microsoft Excel, istilah Workbook kata lain dari sebuah file yang berisi data. Workbook ini terdiri dari banyak sheet, sedemikian hingga dapat dikelola berbagai macam informasi yang saling terhubung hanya dalam sebuah file saja .

Sedangkan worksheet adalah area kerja untuk menganalisis data. Worksheet yang merupakan bagian dari workbook ini berisi sel-sel yang terorganisasi dalam baris dan kolom. Worksheet pada Microsoft Excel 2000 ini terdiri dari 65535 baris dan 256 kolom, di mana kolom-kolom tersebut di beri nama secara unik dari A sampai IV. Perpotongan antara baris dan kolom adalah sel. Sel ini mempunyai alamat sesuai dengan baris dan kolomnya. Jadi.perpotongan antara baris 9 dengan kolom D adalah sel yang mempunyai alamat D9.

Beberapa worksheet dapat disunting secara serentak dan dapat dibuat kalkulasi yang didasarkan data yang ada pada workbook. Jika akan membuat chart (diagram atau grafik), dapat ditempatkan pada suatu worksheet beserta relasi datanya, atau pada sheet chart tersendiri. Nama-nama sheet ditampilkan pada tab-tab yang terletak dibagian bawah windows workbook. Dalam keadaan default, sheet tersebut diberi nama yang unik, yaitu : Sheet1, Sheet2, Sheet3 dan seterusnya. Untuk berpindah dari sheet yang satu ke sheet yang lain, kliklah tab nama sheetnya. Sheet yang aktif , namanya akan tercetak tebal.

MEMBUAT WORKBOOK BARU

Setiap kali menjalankan program aplikasi Microsoft Excel selalu didapati sebuah workbook baru diberi nama Book1. Workbook tersebut terdiri beberapa sheet, dan sheet-sheet tesebut masih kosong. Setelah selesai bekerja dengan workbook dan ingin melanjutkan pekerjaan lain dan perlu workbook baru, maka ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilihlah perintah New dari menu File, sehingga tampil kotak dialog

2. Klik tab General

3. Dobel-klik pada ikon Workbook

Atau gunakan menu Toolbar yang berbentuk seperti kertas putih.

Sedangkan untuk membuat workbook yang didasarkan pada sebuah template, kliklah tab Spreadsheet Solution dan lakukan dobel-klik pada template untuk tipe workbook yang diinginkan.

MEMASUKKAN DATA DAN MEMILIH SEL

Ada banyak jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam sel-sel worksheet, yaitu angka, teks, tanggal, waktu, atau formula. Untuk mengisikan berbagai jenis data tersebut ke dalam suatu sel, cukup pindahkan pointer sel ke alamat sel yang dikehendaki dan langsung dapat memulai mengetik. Untuk memindahkan pointer sel gunakan tombol-tombol panah pada keyboard, atau klik sel yang diinginkan dengan mouse.

Setiap kali mengetik, maka semua ketikan akan ditampilkan di sel yang aktif dan dibar formula. Selain itu sebelah kiri bar formula juga akan ditampilkan dua buah tombol, yaitu tombol Cancel (symbol X) dan tombol enter (V). Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pemasukan data pada sel dan tombol enter aksi yang sama dengan penekanan tombol Enter pada keyboard setelah melakukan pemasukan data.

Memasukkan Data Angka

Bilangan atau angka yang diketikkan didalam sel harus merupakan nilai konstanta atau karakter khusus, yaitu:0123456789 + -(). / $ % E e. Yang dimaksud dengan nilai konstanta adalah nilai sel yang tidak diawali dengan harga sama dengan (= ).

Microsoft Excel akan mcngabaikan tanda plus (+) di muka, dan akan memperlakukan tanda titik (koma) tunggal sebagai tanda pemisah desimal. Bila anda mengetikan kombinasi angka dan karakter non numerik, maka kombinasi tersebut akan dianggap sebagi teks. Karakter-karakter yang dikenal sebagai bilangan, bergantung pada pilihan yang dipilih dalam Regional Setting dari Control Panel.

Untuk memasukkan angka yang berupa pecahan seperti 1/2, maka harus didahului pecahan tersebut dengan angka 0 contohnya 0 1/2. Hal ini untuk menghindari Microsoft Excel memperlakukannya sebagai data tanggal. Sedangkan untuk memasukkan bilangan negatif, maka anda harus mendahului bilangan tersebut dengan tanda minus (-), atau mengapit bilangan tersebut dalam tanda kurung. Seluruh bilangan yang diketikan didalam sel akan diratakan ke rapat kanan. Untuk mengganti jenis perataan ini, harus melalui menu Cells yang terdapat dalam menu Format.

Memasukkan Data Teks

Dalam Microsoft Excel, teks merupakan sembarang kombinasi dari angka, spasi, karakter non numerik. Sebagai contoh : IOAA109, 127AYY, 12-976, 208 4675. Semua teks yang diketikkan di dalam sel akan dirata kirikan, dan untuk mengganti perataan ini harus melalui sel dari menu Format. Untuk membuat perpindahan baris keras dalam satu sel, gunakan ALT+ Enter.

Memasukkan Data Tanggal Dan Waktu

Microsoft Excel menganggap data tanggal dan waktu sebagai data angka. Untuk menampilkan data tanggal atau waktu pada worksheet bergantung pada format angka yang diaplikasikan pada sel yang bersangkutan. Jika Microsoft Excel tidak dapat mengenali format data tanggal atau waktu, maka tanggal atau waktu tersebut akan dianggap sebagai teks sehingga akan dirata-kirikan.

Untuk memasukkan data tanggal ke dalam sel worksheet, gunakanlah slash (/) atau hypen(-) untuk memisahkan bagian-bagian tanggal. Sebagai contoh: 5/16/77 atau Apr-70. Sedangkan dalam memasukkan data waktu, gunakanlah colon (:) untuk memisahkan bagian jam dan menitnya. Jika hendak memasukkan data waktu yang berdasarkan perhitungan 12 jam, (PM). Sebagai contoh 9:00 p. Selain ini Microsoft Excel akan menganggap data waktu sebagai AM.

Untuk mengetikkan tanggal dan waktu dalam sel yang sama, pisahkan keduanya dengan sebuah spasi. Pilihan yang dipilih dalam Regional Setting dari Control Panel menentukan format default dan karakter-karakter yang dikenal untuk data tanggal dan waktu.

Karena tanggal dan waktu dianggap sebagi data angka, maka keduanya dapat dijumlahkan, dikurangkan, atau dimasukkan keperhitungan lain. Untuk menggunakan tanggal atau waktu dalam sebuah formula, masukkanlah tanggal atau waktu sebagai teks yang diapit dengan tanda petik ganda. Sebagai contoh, formula berikut akan menghasilkan nilai 87: ="5/11/97" -"2/13/97"